本钥匙和门禁卡程序的目的是定义 这所大学的钥匙控制系统. 敦促办公室协调员 保存本单位人员的钥匙和出入卡清单 possess for security and accountability purposes. 发行和使用 钥匙和出入卡是要按照原则办理的 合理的安全.

设施及服务责任

• 钥匙上的识别码
• Issuing and maintaining records of keys and cards
• Maintenance, repair, and replacement of keys and lock hardware
• 密钥重复
• 更换门禁卡

APPOINTING OFFICERS AND SUPERVISOR RESPONSIBILITIES

• 批准教职员工的钥匙和门禁卡 在他们的单位里.

员工的责任

• 的 employee is responsible for the security of keys and access 卡分配. Lost or stolen keys must be reported immediately to 部门行政，设施服务，艾伦代尔，公共 安全和设施服务大急流城和区域中心.
• A replacement charge of $20 将 be charged to the employee for 每次丢失或被盗的钥匙或门禁卡方可补发 发布. 的 employee 将 also be responsible for costs to rekey an 因办公室钥匙遗失或被盗.
• 更换遗失或被盗的副主、主、锁的费用 box key or grand master 将 be $100 and must be paid by the 在制作副本之前. 员工部门会的 be responsible for the costs to rekey due to lost or stolen sub-master, master, lock box key or grand master key.
• Disciplinary action if needed 将 be left to the supervisor.
• 不予退款.
• No charges to the employee who cannot return keys due to severe 受伤、生病或死亡.
• 更换办公室的员工届时将获得新的钥匙 旧的钥匙被归还. 需要完成一个键请求 新键. Employees must not transfer keys to the employee replacing them.
• Employees must return keys to the 设施和服务 Key Department or the 设施和服务 Grand Rapids office.
• Broken or damaged keys or access cards should be returned at the time the new key is 发布 to avoid a replacement fee.
• Under no circumstances are university keys to be duplicated or 发给其他员工. 签名要钥匙的人会 承担责任. Any requests for additional access are to be made through 正常的请求过程. 适当的纪律处分 因未经授权的复制而被追究.
• 所有 keys and access cards are to be turned into Facilities 服务艾伦代尔或设施服务大急流城和地区 Centers office at the time of termination of employment. Employees must not transfer keys to the employee replacing them. 所有 terminated or retiring employees are encouraged to check with the 设施和服务 艾伦代尔 Key department or 设施服务大急流城和区域中心办事处 提前一天确定给他们发了什么密钥.
• 员工所在部门将对未归还的钥匙负责.

密钥和发布的级别

一个系统的钥匙，从大师(GM)的钥匙到 lowest level key is used to satisfy user needs. 设施和服务 aims to issue the smallest number of keys possible. 钥匙不会是 在卡访问可用的地方发行.

万能钥匙 最高级别的钥匙在学校吗. 这些关键s cover all of the keyways within the entire key system.  所有 总经理的关键要求必须得到相应部门的批准 主管，设施服务助理副总裁，以及 Vice President for Finance and Administration. 这些密钥是发布的 to the Associate Vice President for Facilities, Director of 设施，助理主任，或设施服务经理 设施规划总监，项目经理，总监 公共安全服务，设施服务主管和公众 安全官员. Other 设施和服务 staff and some university personnel may be approved, but only after administrative, and 行政人员授权.

由于GM密钥授予的访问级别，所有GM密钥都将是 配发一个防篡改钥匙圈，并要求有跟踪装置即可 added to any key ring containing this level of key. 最初的 跟踪装置将由艾伦代尔或 设施和服务 Grand Rapids and Regional Centers. 收集的数据 只供设施服务处使用 艾伦代尔，保安人员和设施服务-大急流城和 区域中心，其唯一目的是定位通用钥匙 丢失:丢失或被盗的事件. 员工不得篡改或篡改 试图改变或禁用跟踪装置或钥匙圈 GM密钥下发. 该员工将负责费用 associated with replacing a tracking device due to loss or theft. 更换由于损坏，磨损或不工作的跟踪设备将 由设施服务- 艾伦代尔或设施服务-涵盖 大急流城和区域中心，只要损坏，磨损或 不工作的跟踪装置返回.

主键 操作除机械外的所有键槽 房间和指定的禁区. 这些钥匙是发给院长的 或行政助理，负责所有建筑和 部门活动. Custodial 工作人员 将 also be 发布 appropriate keys for the building to which they are assigned. 这些的发行 钥匙必须由负责设施服务的副总裁批准.

Sub-Master 键 operate a sub-group of locks within a master key 系统如个别部门. 这些是基于 需要的证明，并需要批准的助理副总裁 设施和服务.

操作符 键 allow entry to individual offices or rooms. 的se are the primary keys 发布 to faculty and staff. 批准 from the Associate Vice President 设施及服务.

大门钥匙 操作建筑物的入口门; 部门或套房. 批准 from the Associate Vice President 设施及服务.

文件的钥匙 是否按要求发放允许访问 department files or personal office files, desks or cabinets.

关键的记录

每个拥有大学的员工都有一个关键记录 钥匙或门禁卡. 的 information in the key system includes the employee’s name, job title, department and phone number. 该系统 还列出了密钥发布的日期、密钥代码、访问位置、 房间号码，员工签名，钥匙/门禁卡归还日期.

关键请求程序

• Access to locked areas of the University is based upon need.
• 只要有可能，员工将获得最低数量的 钥匙和门禁卡在最低层允许进入他们的 只适用于指定范围.
• 学生, Grad Assistants, and temporary employees 将 not be 颁发学术大楼的黄铜钥匙. 员工签出钥匙 对于这些人来说 将 他要对钥匙负责.
• 如果学生参加了一个课程，可以发给访问卡 这需要卡片访问权限I.e: Engineering, Health Campus Programs, CLAS.
• Grad Assistants may be 发布 access cards for the duration of their employment to buildings or spaces where they work.
• 中提交所有密钥请求 关键 系统, which is available on the 设施和服务 website.
• 资料在 关键 系统 must be complete with proper supervisor or department 批准. 不完整的请求将被拒绝. 适当的理由 must be provided for anything other than keys to specific doors.

批准

艾伦代尔 校园: 键 将 be delivered to a designated office or can be picked up at the Central Utilities Building (CUB). 的 负责钥匙/卡的员工将使用他们的大学 用户名和密码登录到电子密钥系统进行验证 receipt and responsibility of 键/卡.

大急流城校园:请求者将收到一个 发邮件让他们知道钥匙/卡已经准备好了 at either the 设施和服务 office located in the Bicycle 工厂，350套房，或在库克-德沃斯中心的主台 健康科学大楼.  负责的员工 keys/cards 将 use their university username and password to log in to the 电子钥匙系统，以核实接收和责任的钥匙/卡. 

区域中心: 区域需要钥匙/卡 中心建筑将交付. 负责的员工 钥匙/卡将使用他们的大学用户名和密码登录 对电子密钥系统的验证收货及责任追究 键/卡. 

归还钥匙

当钥匙或门禁卡从员工那里被退回时，因为 需要不再存在，关键记录系统将更新为 返回日期. Upon termination of university employment, Facilities 服务艾伦代尔和设施服务大急流城和地区 Centers 将 be notified by 人力资源.

员工主管应跟进并指导员工进行适当的工作 return of keys to 设施和服务 艾伦代尔 and Facilities Services Grand Rapids and Regional Centers. 这些关键的变化是 reflected in the key records and the file is closed.

在任何情况下，钥匙都不能被部门保留 送给一位新员工.

承包商 and 供应商 - Special Key Issuance and Lost keys

供应商 are 发布 temporary keys and access cards through the 设施服务艾伦代尔办公室或设施服务Grand 急流和区域中心办公室. 这样的钥匙和门禁卡是不可能的 在合同服务完成后立即退还 到下午5点.m. 每一天. 键 may be kept overnight with university 经理批准.

除了遗失钥匙的费用外，责任人/供应商 接受支付建筑物重新核心的责任或 buildings which the lost key was assigned to open. 这样的代价 重核可能达到1万美元.00或更多，这取决于的大小 构建和要替换的核心数量. 我们敦促所有我们的 承包商/供应商保管您的钥匙和门禁卡 在任何时候.

学生和临时工作分配

学生 and temporary employees may have keys or access cards 在他们轮班期间临时分配给他们 每天归还它们. 的se are to be checked out through the Facilities 服务艾伦代尔办公室或设施服务大急流城和 Regional Centers office and require supervisor’s permission. A 还必须出示驾驶执照，并记录相关信息.

Employees receiving temporary job assignments may check out the 艾伦代尔设施服务办公室的钥匙 或设施服务大急流城和区域中心办事处 在指定的区域内工作. (例如:保管人或维护人员 personnel temporarily assigned to a different routine). 这些钥匙可能 在临时任务期间被扣留而没有 每日返回.

钥匙检出程序

锁箱钥匙 发给设施服务处 艾伦代尔，设施服务，大急流城，公共安全，技术 仅限服务机构和指定承包商. 这把钥匙允许进入 位于指定建筑物内的关键框，其中包含 那栋楼的万能钥匙. 锁箱钥匙发给指定的人 individuals within these departments based on proof of need. 这些关键 requests must be approved by the Associate Vice President for 设施和服务.

艾伦代尔校区: 钥匙和门禁卡结账 located in CUB for temporary checkout 钥匙和门禁卡.  身份证明(驾驶执照)的个人检查 key as well as verification of need 将 be necessary.

Grand Rapids and Regional Center Campuses: 键和 access card checkout for the Pew Campus and Regional Centers is 位于自行车工厂350套房，用于临时结帐 钥匙和门禁卡. 键和 access cards for the Health Campus 可以在库克-德沃斯中心的主服务台签收 健康科学. Identification of the individual checking out the key as well as verification of need 将 be necessary. 钥匙和通道 卡片必须在每天下午5点前归还.